Приказ об утверждении номенклату дел организации

Приказ об утверждении номенклату дел организации

Приказ об утверждении номенклатуры дел


Автор статьиВиктория Ананьина 2 минуты на чтение271 просмотровСодержание Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что в обязательном порядке все предприятия, государственные органы, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность всех документов, которые имеются, а так же тех которые относятся к личному составу, в соответствии с утвержденными сроками.

Для соблюдения требований по срокам необходимо предприятиям в своих нормативных актах прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, кто будет ответственным за это, произвести классификацию по срокам их хранения и т.д.Для того, что бы начать формировать систему номенклатуры дел, с начало необходимо издать приказ руководителем предприятия.
Приказу должен быть присвоен номер согласно разработанной номенклатуре.

Данный документ заверяется подписью руководителя и гербовой печатью.

Приказ храниться на предприятии в течении определенного времени.Читайте также статью⇒.Составление номенклатуры обычно осуществляется отделом делопроизводства. А составление приказа об утверждении номенклатуры дел занимается или юрист, или кадровый работник, или секретарь предприятия.

То есть простыми словами, той человек, который наделен правами, а так же имеет навыки и знания по составлению распорядительных документов.Важно!!! Вне зависимости от того, кто составил приказ, он в обязательном порядке должен быть завизирован руководителем предприятия. Без этого он не имеет никакой юридической силы(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгПриказ составляется на тот срок, в течение, которого действует номенклатуре дел, обычно он составляет один год.

Но иногда бывают случаи, что этот срок может, как увеличиваться, так и уменьшаться.Законодательством не разработано и не утверждено единой формы, а так же стандартов по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел.

Приказ по номенклатуре дел

Содержание Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры. Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях.

Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично. В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.
Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  1. срок хранения;
  2. наименования дел;
  3. количество томов и т.п. информация.
  4. дата начала их ведения;

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.

Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период. Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией.

Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора. Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел. В начале документа указывают:

  1. номер приказа по внутреннему документообороту;
  2. наименование организации, по которой создается приказ;

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Помещено в тему:

допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе.

следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п.

Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры. Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа). Приказ может быть составлен в виде:

  1. «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
  1. «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.

Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА» (ОАО «Падающая комета») ПРИКАЗ « 25 » июня 2014 г. № 38 г. Мурманск Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю: 1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

2. Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе. 3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

4.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа.

Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. ФАЙЛЫСкачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

  • Составление заголовков.
  • Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).

Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.

  • Разработка схемы расположения дел.

    Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:

    1. первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
    2. затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т.
  • ВниманиеКомиссия уполномочена:

    1. составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
    2. утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
    3. на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
    1. Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению.

    Страна Советов

    .

    Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?

    Начнем с того, что такое номенклатура дел. Содержание Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч. заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.

    Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.

    Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления. ООО «Архив» ПРИКАЗ 17.12.2016 г. № 14 Москва Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2017 год В целях исполнения требований п.

    1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, и организации документооборота, Приказываю: 1.

    Утвердить с 01.01.2017 г. номенклатуру дел ООО «Архив». 2. Начальнику отдела по работе с персоналом Кузнецову Т.И.

    направить в структурные подразделения выписки из разделов номенклатуры для использования в работе 3. Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

    4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

    Директор: С приказом ознакомлены: 4 мая 2017 Приказы Приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже, составляется для закрепления избранного формата документооборота предприятия, в школе, детском саду или ином учреждении. Зачем нужен? Согласно законодательству организации любого типа, а также частные предприниматели обязаны сохранять архивную документацию, особенно это касается личных дел работников компаний. Период хранения обусловлен определенными сроками, о которых говорится в следующих положениях: Приказ Минкультуры от 25.08.2010 года; Приказ Главархива СССР от 15.08.1988 года.

    Приказ об утверждении номенклатуры дел

    допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре. Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр.

    Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации.

    К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время. Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

      «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело; «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

    Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА» ЗАО «Летящая стрела» «11» ноября 2014 г.

    № 91 г. Томск Об утверждении проекта номенклатуры дел на 2015 год На основании приказа ЗАО «Летящая стрела» от 27.10.2014 № 66 «Об утверждении структуры организации и ее штатного расписания» и внесением корректив в функции его отделов п р и к а з ы в а ю: Утвердить номенклатуру дел общества на 2015 год, прилагаемую к данному приказу, и ввести в действие с 01 января 2015.

    Заместителю генерального директора (Кружкину А.П.) направить в отделы общества выписки из соответствующих направлению их деятельности разделов номенклатуры дел для последующего применения в работе. Руководителям отделов обеспечить формирование и оформление дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.

    Сегодня проводится акция — консультация юристов и адвокатов 0 — рублей.

    успейте получить ответ бесплатно→

    Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую сайт http://online-sovetnik.ru, (далее – Онлайн Советник) расположенный на доменном имени http://online-sovetnik.ru (а также его субдоменах), может получить о Пользователе во время использования сайта http://online-sovetnik.ru (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.1. Определение терминов1.1 В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:1.1.1.

    «Администрация сайта» (далее – Администрация) – уполномоченные сотрудники на управление сайтом http://online-sovetnik.ru, которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.1.1.2. «Персональные данные» — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).1.1.3. «Обработка персональных данных» — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.1.1.4.

    «Конфиденциальность персональных данных» — обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.1.1.5.

    «Сайт http://online-sovetnik.ru» — это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL): http://online-sovetnik.ru, а также его субдоменах.1.1.6. «Субдомены»

    Справочник Бухгалтера

    22.09.2018 Содержание Кем составляется приказ?

    Если составлением номенклатуры дел чаще всего занято лицо-делопроизводитель, то обязательство по подготовке соответствующего приказа об утверждении вменяется сотруднику, имеющему опыт и отношение к процессу издания распорядительных актов внутри организации.

    Таковыми лицами могут являться кадровые сотрудники, секретари или работники юридических подразделений. Вне зависимости от субъекта, подготавливающего утверждающий приказ для номенклатуры дел, документ в завершенном виде подлежит передаче на утверждение первому руководителю. О сроках действия Период функционирования документа обычно равняется сроку существования самой номенклатуры.
    В большинстве организаций этот временной промежуток не превышает одного года, однако может корректироваться по усмотрению руководства.

    Важно

    В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

    Но в процессе подготовки к утверждению ­номенклатуру дел необходимо:

    1. еще раз прочесть, уточнить заголовки дел, внести необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав документов дел;
    2. в графе «Примечание» следует отметить все переходящие на следующий год дела, форму их представления (особенно электронную, с указанием локализации электронных документов в информационных системах), зафиксировать ответственных за хранение и обеспечение сохранности дел.

    И, конечно же, номеклатуру дел необходимо оформить в установленном порядке по утвержденной форме, т.е. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

    1. номер и дату создания приказа;

    Приказ об утверждении номенклатуры дел

    10997 Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

    ФАЙЛЫ Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

    Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях.

    Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично. В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

    Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

    1. наименования дел;
    2. количество томов и т.п. информация.
    3. срок хранения;
    4. дата начала их ведения;

    При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.

    Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период. Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

    Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

    Приказ об утверждении номенклатуры дел

    Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел.

    Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания.

    При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.

    ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА? Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества.

    Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело».

    Количество таких папок может доходить до нескольких сотен. Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

      наименования дел;дата начала их ведения;срок хранения;количество томов и т.п. информация.

    При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.

    Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.Конев Еще один вариант формулировки: в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией п р и к а з ы в а ю:Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести

    Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел — образец

    Приказ об утверждении номенклатуры дел Номенклатура дел утверждается в организации в целях обеспечения упорядоченного хранения архивной документации на предприятии. Номенклатура дел позволяет грамотно вести учет хранимых документов однотипного характера – приказы, акты, трудовые книжки, личные карты сотрудников и т.д. В связи с этим на предприятии издается приказ об утверждении номенклатуры дел, в котором прописываются правила и порядок учета документов.

    Сроки хранения у разных типов документов различные, устанавливаются приказом Минкультуры от 25.08.10, а также приказом Главарихива от 15.08.1988.

    Чтобы не запутаться в этих сроках и местах хранения бумаг, следует классифицировать документы по срокам, а также датам. Кроме того, нужно обеспечить условия, при которых четко будет понятно, когда какой документ может быть утилизирован в связи с истечением срока хранения.

    В приказе, издаваемом руководителем, закрепляется метод организации номенклатуры дел, а также назначаются ответственные лиц за донесение информации до заинтересованных лиц, среди которых, прежде всего, должны значиться руководители структурных подразделений. Формирование номенклатуры дел организуется в свободном порядке для всех организаций, за исключением бюджетных, для которых данная процедура строго регламентируется.

    Содержание Прежде, чем готовить утверждающее распоряжение, следует подготовить проект номенклатуры.

    Далее данный проект визируется ответственными сотрудниками, участвующими в его подготовке.

    После информация доносится до экспертной комиссии, после согласования с которой уже формируется проект приказа об утверждении. В некоторых случаях отдельные этапы данной процедуры пропускаются, но утверждающий процесс посредством приказа обязателен. Типовой формы для данной цели не разработано, а потому распоряжение каждая организация, желающая внедрить номенклатуру дел, готовит документ самостоятельно.

    На

    Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2018)

    > > 24 мая 2020 Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье. В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков.

    Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

    1. перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
    2. перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

    Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

    1. классификацию документов по срокам хранения;
    2. эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

    Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел.

    Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников.

    Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки. Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:

    1. собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
    2. обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

    Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована.

    Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

    Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел — образец

    1. /
    2. /

    21 декабря 2020 0 Рейтинг Поделиться Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства.

    Другое дело — бюджетные организации.
    Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя.

    О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.

    Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом. Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т.

    д.

    Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия. Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью.

    Хранится документ, как правило, на предприятии. ДЛЯ СПРАВКИ: в соответствии с п.

    3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год.

    Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается.