Как составить график документооборота в бухгалтерии образец

Как составить график документооборота в бухгалтерии образец

График документооборота в бухгалтерии образец 2017


Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь — образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии — своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации.

Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться.

Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок.

Для этого нужен график — специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии — это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации. График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

  1. определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.
  2. позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
  3. определяет порядок создания и движения первичной документации;

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать.

Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться.

А вся ответственность ляжет на главбуха.

В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.

Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам. Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год: Таким образом,

График документооборота в бухгалтерии

Содержание

  1. Главные уточнения
    • Правила и первичные документы
    • Важные этапы утверждения
    • Важно знать
    • Общие нюансы
    • Что входит в общую политику документооборота
  2. Примерный график
  3. Назначаем ответственных лиц
  4. Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?
  5. Свежие материалы
  6. Зачем это необходимо
  7. ОБМЕН ОПЫТОМ
  8. Разрабатываем график документооборота
    • Определяемся с документами
    • Назначаем ответственных лиц
    • Устанавливаем сроки
    • Выбираем способ оформления
  9. Что такое график документооборота и для чего он необходим?
    • ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯкладовщика
    • ОБМЕН ОПЫТОМ
  10. Как подготовиться к составлению графика документооборота?
  11. Важные этапы утверждения
  12. Правила и первичные документы
  13. Что входит в общую политику документооборота
  14. Последние инструкции
    • Новый электронный формат
    • Составление и внедрение расписания
    • Примерный график
  15. Составление и внедрение расписания
  16. Выбираем способ оформления
  17. Определяемся с документами
  18. Исправление ошибок
  19. Новый электронный формат
  20. Устанавливаем сроки
  21. Требования к учётной политике документооборота
  22. Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:
  23. Внедряем в практику
      • ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯкладовщика
      • ОБМЕН ОПЫТОМ
    • Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:
    • Свежие материалы
  24. Общие нюансы
  25. Важно знать
  26. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯкладовщика
  27. Что такое документооборот и зачем он нужен

Требования к учётной политике документооборота Эффективный оборот документов способен повысить качество работы практически любой организации.

Правильная организация документооборота влияет на всю деятельность компании.

От неё зависит успех всех управленческой деятельности.

В 2020-ом году при проверках организаций налоговыми органами усиленное внимание уделяется проверке корректности документов.

Это связано с тем, что эти данные являются основополагающим фактором при формировании вывода о качестве работы предприятия. Ведение носителей первичной информации учёта – это ответственная процедура. Стоит отметить, что первичными документами для налогообложения являются не только разнообразные счета, кассовые ордера и т.д., но и договоры, контракты, акты и т.д.

В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию.

График документооборота для учетной политики 2020 года: как составить

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия.

Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2020 год.

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

  1. получение от контрагентов и др.;
  2. передачу в архив.
  3. создание;
  4. принятие к учету;
  5. обработку;

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике.

Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.
Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании. График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике. В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

  1. отделы и службы, через которые должен пройти документ.
  2. сроки;
  3. документы по его компетенции;

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

  1. передачу документов вовремя в бухгалтерию;
  2. соблюдение графика;
  3. оперативное и правильное создание документов;
  4. их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

График документооборота: образец

Copyright: фотобанк Лори Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются.

Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Читайте также: Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на и впоследствии на документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне.

Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями.

Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение . Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота. Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать.

Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников. Основные задачи графика документооборота:

График документооборота в бухгалтерии: образец в 2016 году

23.06.2016 Для чего необходим график документооборота бухгалтерской отчетности? Ни одно предприятие не обходится без ведения первичной документации, которая и является базой для налоговой и учетной политики.

Сведения о хозяйственных операциях должны поступать к бухгалтеру своевременно, любые задержки грозят нарушением отображения деятельности организации, которое влечет за собой неприятные последствия в виде начисления к уплате административных штрафов и пени.

Поэтому процедура выписки бумаг и оборота их от подразделения к подразделению компании должна быть налажена до автоматизма. Справиться с достаточно емким процессом позволит внутриорганизационный порядок и управление выпиской документов, который принимает формат графика документооборота.

Следует сказать, что ответственности за то, что графика на предприятии не существует, нет. Но, как указывают опытные предприниматели, владеющие большими корпорациями, он необходим им самим – график позволяет справиться с хаосом бумаг, которые каждый месяц только пребывают. К примеру, трудно представить себе заполнение баланса (Форма № 1) без контроля выписки отчетности.

Преимущество графика особенно оценят те компании, где первичные документы приносят в бухгалтерию сразу из множества отделов.

Правила грамотного составления графика документооборота в 2016 году Итак, кто именно будет формировать, а после следовать графику вращения отчетности в организации, определяет главный бухгалтер. Конечно если бухгалтерия состоит всего из 2 человек – главбуха и экономиста, первому придется решать, доверить ли график другому сотруднику, или лучше сделать все самостоятельно.

Но, как показывает практика, с этим заданием может справиться даже секретарь или любой кадровый работник, который умеет обращаться с компьютером и ознакомлен с поставленной задачей. Единого формата графика не существует, ведь он не обязателен для составления.

Для удобства мы разместили несколько примеров графиков чуть ниже, если возникают дополнительные вопросы и примечания, образцы можно откорректировать своими руками.

График документооборота в бухгалтерии

Для обеспечения эффективного управления бухгалтерской документацией, на предприятии создается график документооборота, согласно которому устанавливается строгий порядок обработки документов, учитывающий требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения.

Функциональное назначение графика движения документов заключается в:

  1. повышении эффективности хозяйственной деятельности в целом на предприятии.
  2. создании всех условий для быстрой, четкой и корректной обработке документов сотрудниками бухгалтерской службы;
  3. оптимизации использования рабочего времени и материальных затрат на обработку и документирование информации;

Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет огромное значение для эффективности работы предприятия.

Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.

В соответствии с распоряжением главного бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского отдела обязаны принимать к учету только те документы, которые оформлены надлежащим образом.

В ином случае предусматривается персональная ответственность работника за нарушение данного правила.

Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации. Цель создания графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа.

Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь. В этой связи основными принципами графика движения документов является:

  1. соблюдение строгой организации движения каждого документа, для исключения возвратов, повторов или утери;
  2. пребывание документа в определенном отделе или службе должно быть однократным;

График документооборота в бухгалтерии

В данной статье разберемся с таким документом, как график документооборота в бухгалтерии — скачать образец данного бланка предлагаем внизу статьи в формате xls. «Жизненный» цикл любого документа включает в себя несколько этапов:

  1. Формирование (создание) документа.
  2. Его обработка.
  3. Перемещение в архив на хранение.
  4. Его уничтожение.

Все эти процессы называются документооборотом.

Для его урегулирования используется график документооборота, являющийся одним из составляющих СВК – систем внутреннего контроля. Данный документ наиболее востребован у бухгалтеров, ведь для них очень важна своевременная сдача отчетности в ПФР, ФСС, ФНС и прочие.

График документооборота позволяет назначать людей, которые будут ответственны за формирование и перемещение документов, а также в нем можно установить определенный срок их передачи в бухгалтерию – это значительно облегчает работу бухгалтера, ему больше не нужно будет подолгу ждать документацию и объяснять всем сотрудникам организации, когда и какие именно документы нужно передавать в бухгалтерию. Этапы создания:

  1. Вписывание в график необходимых документов. Сюда входит вся документация, образующаяся во время работы организации.
  2. Выбор способа оформления. В качестве оформления графика документооборота можно использовать текст, таблицу или схему. Для разработки графика лучше применять программу Excel. Примерный образец документа можно скачать ниже по ссылке.
  3. Форма графика. Определенной формы написания графика нет, для каждой организации все сугубо индивидуально. Главное – чем больше сама компания, тем подробнее и больше должен быть график.
  4. Установка сроков передачи.
  5. Назначение ответственных лиц. Тех работников, которые по долгу службы составляют отчеты и отвечают за их правильное оформление, нужно назначать и ответственными за их перемещение в бухгалтерию. Причем между составителями документации и бухгалтерией не должно быть посредников, либо их должно быть очень мало – это повысит шансы документа попасть на стол к бухгалтеру вовремя.

Образец графика документооборота в организации

СодержаниеПри ведении хоздеятельности составляется множество разных документов.

Каждая операция должна совершаться не просто на словах, но иметь под собой документальное обоснование.

Некоторые бланки организация разрабатывает самостоятельно, другие использует унифицированные.

Это что касается исходящих форм. Помимо них существуют и входящие бланки, которые тоже подлежат строгому учету.График документооборота в бухгалтерии, образец 2020 года скачать ниже, обычно заполняется в виде таблицы.

В ней регламентируется процесс движения документов – от даты составления до момента пересылки адресату, завершения исполнения или сдачи в архив (дело). Помимо того, кто является ответственным лицом в компании за выписку документов, в таблице обозначены сроки исполнения и передачи форм. Четкий алгоритм помогает бухгалтеру:

  1. Минимизировать вероятность ошибок и рабочих конфликтов.
  2. Сократить время на выписку и последующую обработку бланков.
  3. Контролировать исполнение документооборота.
  4. Формировать отчетность в установленные сроки и без задержек.
  5. Распределить рациональным образом нагрузку между работниками.
  6. Привести в порядок работу с документацией.

Рекомендуется составлять график компаниям всех форм собственности независимо от масштабов и видов деятельности.

Особенно актуален этот документ становится для крупных организаций с обособленными подразделениями, филиалами и отделами.Читайте о том, Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно.

Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю.

Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников.

График документооборота в бухгалтерии: образец в 2016 году

У нас вы можете скачать бесплатно график документооборота в бухгалтерии на 2016 год и посмотреть образцы графика. Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании .

Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать — организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, составляют такой документ, как график документооборота.

Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах организации, ИП могут не вести. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости.

Ведь все компании обязаны вести бухучет, а значит график документооборота поможет им проводить инвентаризацию и на ее основе делать реформацию баланса и составлять баланс. График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов.
С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми — вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине.

Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер. Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю. Унифицированной формы графика документооборота нет.

Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно или воспользоваться нашими образцами, которые мы приведем ниже в статье.

Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы.

В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию: кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ; в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;

Образец графика документооборота

Совокупность работ по документированию деятельности предприятия, а также организация движения созданных документов называется делопроизводством и документооборотом, принятые правила движения документов называются графиком документооборота. № п/п Наименование документа Создание документа Проверка и обработка документа Ответственный за выписку Срок исполнения Ответственный за проверку Срок исполнения Срок предоставления в головной офис Форма предоставления в головной офис 1 2 3 4 5 6 7 8 Филиал № 1 1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 2 Личная карточка работника (форма Т-2) Отдел кадров Вместе с Приказом (распоряжением) о приеме работника на работу) Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 3 Штатное расписание (форма Т-3) (изменения) Отдел кадров В соответствии с приказом руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере изменения По мере изменения, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Копия 4 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике 5 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а) Отдел кадров В соответствии с поданным заявлением или распоряжением руководителя Бухгалтер-расчетчик По

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне.

Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы.

Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение.

Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК).

Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний. Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.
Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием.

Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку. Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию.

График документооборота

В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага.

Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе. Скачайте и используйте полезные образцы: Используйте документ в работе Образец от эксперта Компания обрабатывает несколько сотен видов документов.

Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность. При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно.

Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно.

Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график. – это полный перечень всех документов предприятия.

Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту.

В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. 2020 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности.

Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили. Образец инструкции по делопроизводству Наличие в компании графика документооборота позволяет:

  1. оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
  2. в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения.
  3. исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
  4. упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
  5. гарантировать своевременную обработку документов;
  6. в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
  7. своевременно формировать отчетные формы;

График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы.

График документооборота в бухгалтерии

» Новости У нас вы можете скачать бесплатно график документооборота в бухгалтерии на 2016 год и посмотреть образцы графика.

Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов.

Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать — организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, составляют такой документ, как график документооборота.

  1. Новые сроки выплаты зарплаты
  2. Изменился расчет авансов по зарплате

Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах организации, ИП могут не вести. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости.

Ведь все компании обязаны вести бухучет, а значит график документооборота поможет им проводить инвентаризацию и на ее основе делать реформацию баланса и составлять баланс.

График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов.

С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми — вовремя ли они выполняют свою работу?

А если происходят задержки, то по чьей вине. Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер.

Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю.

Унифицированной формы графика документооборота нет.

Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно или воспользоваться нашими образцами, которые мы приведем ниже в статье.