Как делать опись документов образец

Опись документов: образец


Опись документов – это специальный реестр, в котором перечисляются наименования и количество переданных документов. Типового бланка и строгих правил составления нет. Мы расскажем, как сделать опись документов и предложим свой образец. У каждой организации изготавливается большое количество документов.

Возникает задача организовать хранение этих документов так, чтобы обеспечить их сохранность и быстрый доступ.

А еще часто приходится передавать документы, например, из одного подразделения в другое, внешним получателям или в архив.

Чтобы документы не терялись, и всегда можно было отследить их местонахождение, составляют описи.

Опись документов выполняет сразу несколько функций:

  1. Позволяет быстро отследить местонахождение и движение нужного документа,
  2. Подтверждает факт передачи документов, перечисляет их наименование, количество листов и экземпляров,
  3. Помогает организовать документооборот компании.

Типового бланка описи не существует, как нет и правил ее составления.

Для государственных органов правила документооборота регламентированы нормативными актами. Но на коммерческие компании эти правила не распространяются.

Каждая организация формирует свой собственный бланк. Но все-таки можно назвать некоторые обязательные реквизиты:

  1. Итоговое количество передаваемых документов,
  2. Наименование компании, от имени которой составляется опись,
  3. Подписи представителей передающей и принимающей стороны.
  4. Список передаваемых документов. Обычно оформляется в виде таблицы, которая включает такие графы:
    • Порядковый номер,
    • Полное название,
    • Количество листов,
    • Количество экземпляров,
    • Итоговое количество передаваемых документов,
  5. Наименование получателя документов, передаваемых по описи,
  6. Полное название,
  7. Дата составления,
  8. Количество экземпляров,
  9. Количество листов,
  10. Порядковый номер,

Даже если документы никуда не передаются, а постоянно хранятся в организации, требуется внутренняя опись дела. Например, если вы собираете досье на контрагента, как это рекомендуют делать налоговики, вам потребуется опись собранных сведений.

Как правильно сделать опись документов образец

Содержание В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  • Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  • Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
  • Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.

Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  • Дата составления.
  • Наименование организации, которая передает документы.

Опись документов по форме Ф 107.

Образец и бланк

63089 Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения.

Расскажем об описи подробнее. В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла.

Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже. ФАЙЛЫ Опись – это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г.
N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».

Вообще опись вкладывается в

  1. ценные письма.
  2. посылки,
  3. бандероли,

Нас интересует последний пункт.

Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой. Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.

Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность. В форме 107 заполняются строки:

  • количество штук,
  • таблица вложенных документов:
    • порядковый номер,
    • наименование,
    • количество штук,
    • объявленная ценность (в рублях);
  • общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
  • порядковый номер,
  • отправитель (ФИО или название юрлица);
  • наименование,
  • подпись отправителя.
  • объявленная ценность (в рублях);

Внутренняя опись документов личного дела

14436 Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке.

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.
Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела». ФАЙЛЫ Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник.
В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  1. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
  2. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме.

Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как правильно составить опись документов — образец?

> > 11 февраля 2020 Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом.

Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем. В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья . Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив.

При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций.

При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  1. количество листов;
  2. номер описи;
  3. срок хранения документов;
  4. наименование сдаваемых на хранение документов;
  5. дату описи;
  6. Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
  7. название организации (если архив — сторонняя организация);
  8. период, к которому относятся документы;
  9. расположение документов (номер папки, дела или короба);

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов. Опись документов для архива не имеет специального формата.

Опись документов: образец скачать в word

Опись документов – это список бумаг, подтверждающий их виды и количество.

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России».

В статье – бланк и образец списка бумаг для различных ситуаций, в том числе по типовой форме, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

Без проблем отчитываться по налогам и взносам помогут следующие справочники (их можно скачать): Опись документов это их список, составленный на бумаге или в виде файла, который нужен, чтобы подтвердить виды и количество документов, например, при их передаче другому лицу или при отправлении почтой.

Такой список составляют в разных жизненных ситуациях, начиная от систематизации домашней библиотеки и заканчивая передачей ценных бумаг в музей.

Опись документов это подтверждение информации о том, какие бумаги имеются в наличии и в каком количестве. Такой список позволяет быстро сориентироваться в большом объеме документов, а также подтвердить существование бумаг, когда их уже нет у владельца по тем или иным причинам.

Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Ознакомившись с образцом описи документов, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе: В бухгалтерской работе опись передаваемых документов чаще всего составляют:

  1. при архивировании и уничтожении офисных бумаг.
  2. при сдаче отчетности в налоговую, фонды, иные контролирующие органы;
  3. при систематизации бумаг в рамках передачи дел новому сотруднику;

В зависимости от конкретной ситуации применяется один из вариантов.

  • Произвольный бланк, разработанный фирмой или ИП самостоятельно.
  • Типовой, законодательно утвержденный бланк описи документов.

На практике бланк описи документов бухгалтер заполняет в различных, иногда неожиданных ситуациях. Вот некоторые из них.

  • Подача отчетности в контролирующие структуры:
  1. в налоговую инспекцию (например, декларация по форме 3-НДФЛ);
  2. в Росстат (бухгалтерские отчеты);

Как правильно составить опись передаваемых документов

25 Июля 2020 в 10:07 Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы.

Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  1. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  2. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  1. Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
  2. порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  3. наименование организации, откуда исходит документация;
  4. наименование организации, куда передается пакет;
  5. общее количество листов для передачи;
  6. дата составления перечня;

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

  1. в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
  2. в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.

Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.

В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В последнем

Образец описи документов

При передаче документов внутри организации, либо в сторонние организации необходимо оформить опись. Как правильно составить опись документов, в каких случаях ее использовать — расскажем в статье.

Опись документов – список, подтверждающий передачу дел в определенном количестве и составе.

Образец описи можно составить единожды и использовать многократно при перемещении документов. Желательно составлять опись документов во всех случаях передачи дел: между отделов, в налоговые органы, судебные органы, архивы, сторонние организации. Документ подтверждает фактическое перемещение бумаг, дел, документов, их количество, дату передачи.

Используя описи можно без труда отследить путь определенной бумаги среди документооборота компании.

Регламентированной формы описи документов нет.

Каждая компания может разработать собственную и использовать ее в работе.

Здесь можете скачать бланк описи, разработанный журналом «Упрощенка». Применяя его в работе, можно существенно упростить документооборот.

Обязательные реквизиты описи документов:

  • Дата фактической передачи дел;
  • Название компании, передающей документы, данные представителя, ответственного или должностного лица компании;
  • Дата составления;
  • Непосредственно перечень передаваемых документов:
  1. Порядковый номер;
  2. Общее количество передаваемых дел, с указанием листов.
  3. Количество листов в документе;
  4. Полное наименование документа;
  5. Количество экземпляров;
  • Данные лица, получившего данные документы, его подпись, а так же данные документа, на основании которого сотрудник имеет право получать эти дела (доверенность, приказ).
  1. Статья в журнале «Упрощенка»:

Наиболее простой образец описи. Самое ответственное занятие – заполнение табличной части с указанием документов, передаваемых в другую организацию.

скачать Некоторые компании передают дела на хранение в архивы. Передача документов в этот государственный орган – дело кропотливое, требующее предварительной подготовки.

Как правильно составить опись документов образец

Содержание Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг.

Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.

Если классифицировать документы предприятия, то они могут подразделяться на следующие виды:

  1. бухгалтерские документы (балансы, первичные учетные документы, журналы-ордера, кассовые книги);
  2. договоры (с контрагентами, с обслуживающими компаниями, купли-продажи имущества организации, аренды и т. п.)
  3. входящая и исходящая корреспонденция и журналы ее учета;
  4. производственная документация, связанная с выпуском продукции, оказанием услуг;
  5. сертификаты и лицензии;
  6. уставные и связанные с деятельностью юр. лица (протоколы собраний, заседаний совета директоров, отчеты о выпуске ценных бумаг);
  7. кадровые документы (личные дела работников, трудовые книжки, книги приказов);
  8. юридические документы, связанные с участием в судебных спорах.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк этой бумаги и пример ее заполнения Это не полный перечень, у каждого юридического лица имеется масса собственных дополнительных деловых бумаг. Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:

  1. Кадровые бумаги: личные карточки, счета работников, личные дела хранятся в течение 75 лет.
  2. Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет.
  3. Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно. Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.

Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно.

Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная).

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта.

Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве. Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа.

Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  • Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  • Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
  • Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.

Составление остается на усмотрение фирмы.

Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Дата составления.
  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  • Наименование организации, которая передает документы.
  1. количество листов.
  2. полное название документа;
  3. количество экземпляров;
  4. номер по порядку;
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

Как делается опись документов образец

Содержание Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения.

Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы. В сентябре 2015 года были утверждены новые Правила работы архивов. Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение.

Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»). видеоурок Экспертиза ценности документов Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах.

Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому. Правила-2015 предписывают составлять:

  1. опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  2. опись электронных дел, документов постоянного хранения;
  3. опись дел по личному составу;
  4. опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
  5. опись дел постоянного хранения;

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов.

В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18.

Скачать их можно ниже. Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет.

Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов.

Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.)

Сегодня проводится акция — консультация юристов и адвокатов 0 — рублей.

успейте получить ответ бесплатно→

Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую сайт http://online-sovetnik.ru, (далее – Онлайн Советник) расположенный на доменном имени http://online-sovetnik.ru (а также его субдоменах), может получить о Пользователе во время использования сайта http://online-sovetnik.ru (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.1.

Определение терминов1.1 В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:1.1.1.

«Администрация сайта» (далее – Администрация) – уполномоченные сотрудники на управление сайтом http://online-sovetnik.ru, которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.1.1.2. «Персональные данные» — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).1.1.3.

«Обработка персональных данных» — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.1.1.4. «Конфиденциальность персональных данных» — обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.1.1.5.